الهيكل التنظيمي

مقدمة :

يستند الهيكل التنظيمي للشركة على المبادئ والأسس التالية :

1. تفصيل وتوزيع السلطة والصلاحية
2. التسلسل الاداري
3. وحدة الأوامر
4. التوازن والتنسيق بين المستويات الادارية المختلفة
5. سهولة عملية الاتصال

ويشمل على كلفة النشاطات الادارية التي تترجم أهداف الشركة الاستراتيجية الى بنية من الوظائف والسلطة والعلاقات.

بني الهيكل بصورة أخذت في الاعتبار حجم الشركة الحالي وموقفها الراهن ورؤيتها المستقبلية ، كما روعي أن يكون رشيقا حتى يتيح المرونة الكافية وسرعة الاستجابة للتغييرات التي تحدث في محيط بيئة أعمالها.

يعتبر نشاط النقل البحري نشاطا حيويا في التجارة العالمية تظرا لتغطية حركة النقل البحري جميع الدول حتى تلك التي ليس لديها ساحل. تترابط أنشطة شحن وتفريغ السفن في الموانئ مع أنشطة نقل الحاويات والتخليص الجمركي والتخزين إذ تشكل معا اهم أنشطة سوق النقل البحري والتوكيلات الملاحية.

تعمل شركة ريادة الافكار التجارية المحدودة في كافة أنشطة النقل البحري والتوكيلات البحرية وتتمثل حزمة أنشطتها في الآتي :

1. شحن وتفريغ البضائع
2. الخدمات اللوجستية
3. التخليص الجمركي
4. تتبع الحاويات
5. خدمات المنطقة الحرة

الهيكل التنظيمي :

يتكون الهيكل التنظيمي من الآتي :

1. المدير العام : ويدعمه مستشار للجودة والنظم ومستشار قانوني
2. ادارة التسويق والمبيعات : وبها قسمان ، قسم التسويق وتطوير المنتج وقسم المبيعات
3. إدارة عمليات الاستيراد والتصدير : وبها اربعة اقسام ، قسم شحن وتفريغ البضائع ، قسم التخليص الجمركي ، قسم التخزين والمناطق الحرة وقسم تتبع وترحيل الحاويات.
4. الإدارة المالية : وبها ثلاثة اقسام ، قسم المالية ، قسم الحسابات وقسم الإمداد والمخازن.
5. إدارة الموارد البشرية والخدمات : وبها اربعة اقسام ، قسم شؤون الأفراد ، قسم التدريب ، قسم تقنية المعلومات وقسم الخدمات

المهام والمسؤوليات

المدير العام :

1. تنفيذ قرارات مجلس الادارة وأي تكليفات من المجلس تقع في اطار اختصاصاته كمدير عام
2. وضع الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية الكلية بما يحقق رؤية الشركة.
3. وضع السياسات المالية للشركة بما يحفظ ممتلكاتها ومظهرها العام .
4. الاشراف على إعداد الخطط والبرامج الفنية والإدارية والمالية لتقديم خدمات الشركة الى زبائنها بالجودة المطلوبة.
5. الاشراف على إعداد الموازنات السنوية ورفعها لمجلس الإدارة للمصادقة عليها ومتابعة تنفيذها
6. الإشراف على ادارة مخاطر العمل الاستراتيجية والتشغيلية والمالية
7. وضع الموجهات العامة والنظم والإجراءات التنفيذية لأعمال الشركة و إصدار القرارات اللازمة لتنفيذها  و تطويرها .
8. توفير كافة احتياجات ومستلزمات العمل بالشركة و ترشيد الأداء .
9. وضع النظم وابتكار الأساليب التنظيمية والتنفيذية التي تكفل للشركة القيام بأعمالها بالمستوى المطلوب من الكفاءة والفاعلية .
10. الإشراف على تأمين و مراقبة الموارد والإمكانات المتاحة للشركة للتاكد من حسن استخدامها.

مستشار الجودة والنظم

1. وضع خطط تطوير وتطبيق النظم الإدارية المعيارية.
2. تقديم الادعم الفني للمدير العام ومديري الإدارات والأقسام في مجال جودة الخدمة ومبادرات التحسين المستمر.
3. وضع الخطط لتنفيذ برامج التوعية بمفاهيم الجودة وتميّز الأعمال بالشركة.
4. إجراء التحليلات المتعلقة بجودة الخدمات المقدمة ورفع التوصيات بتحقيق استدامة جودتها.
5. تخطيط ومتابعة أنشطة تقييم المطابقة الداخلية والخارجية.
6. تخطيط السمنارات وفعاليات الجودة بالشركة والمشاركة نيابة عن الشركة في الفعاليات المحلية والخارجية.
7. إعداد التفارير الدورية والطارئة.

المستشار القانوني

1. مراجعة قوانين ولوائح  الشركة بغرض تحديثها وتوفيق أوضاعها لمواكبة التطورات والظروف الخارجية المحيطة باعمالها.
2. اعداد المذكرات القانونية و صياغة مشروعات اللوائح المنظمة للعمل وعقودات العمل  واتفاقيات الشركة .
3.  تمثيل الشركة أمام هيئات التحكيم أو اى جهات أخرى مخولة لفض النزاعات والتسويات الإدارية والمدنية والجنائية التي تنشأ ما بين الشركة والإطراف الاخري
4. تقديم المشورة القانونية فى كل المسائل الاساسبة والاجرائية ذات الطبيعة القانونية .
5. المشاركة فى الاجتماعات الادارية واللجان المختلفة
6. تاسيس مرجعيات لحفظ كل القوانين واللوائح الداخلية والعامة التي تنظم عمل الشركة و علاقتها مع عامليها ومع الآخرين من ألافراد والمؤسسات .
7. القيام باى مهام أخرى تحت دائرة مهام واختصاصات الوظيفة

إدارة التسويق والمبيعات

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. إعداد الخطط والبرامج الفنية لتسويق خدمات الشركة الى زبائنها بالفعالية المطلوبة.
3. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الإدارات المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
4. الاشراف على تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية في مجالات دراسات السوق والترويج والمبيعات وتطوير المنتج.
5. الإشراف على عمليات دراسات السوق وتطوير الخدمات المفدمة.
6. الإشراف على عمليات البيع وخدمة ما بعد البيع.
7. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم التسويق وتطوير المنتج

1. ابتكار الأساليب التسويقية التي تكفل للشركة انتشار خدماتها وتقديمها بالمستوى المطلوب من الكفاءة والفاعلية .
2. القيام بالدراسات اللازمة لتطوير مبيعات الشركة وزيادة رضى زبائنها.
3. الفيام بدراسات تطوير الخدمات المقدمة وتصميم خدمات جديدة تلبي حاجة السوق.
4. قياس رضا العملاء وإعداد التقارير التحليلية التي تساعد على زيادة الرضا.
5. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم المبيعات

1. القيام بالدراسات اللازمة لتطوير مبيعات الشركة وزيادة رضى زبائنها.
2. متابعة حسابات الزبائن وتحصيل المديونيات
3. متابعة عمليات ما بعد البيع
4. معالجة شكاوى وملاحظات الزبائن
5. إعداد التقارير الدورية والطارئة

إدارة عمليات الاستيراد والتصدير

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. إعداد الخطط والبرامج الفنية لتقديم خدمات الشحن والتفريغ والتخليص الجمركي الى زبائنها بالفعالية المطلوبة.
3. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الأقسام المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
4. الاشراف على تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل الإدارة.
5. عمل قاعدة بيانات شاملة بعمليات الشحن والتفريغ والتخليص الجمركي وتحديثها باستمرار.
6. إعداد التقارير الإحصائية لعمليات شحن وتفريغ البضائع.
7. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم شحن وتفريغ البضائع

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. إعداد الخطط والبرامج الفنية لتقديم خدمات الشحن والتفريغ الى زبائنها بالفعالية المطلوبة.
3. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الإدارات المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
4. الاشراف على تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل القسم.
5. الالتزام بالضوابط الرقابية والتنظيمية من الجهات المختصة.
6. التعاون مع السلطات المختصة في الموانئ البحرية والجمارك بما يحقق أقصى فائدة للشركة.
7. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم التخليص الجمركي

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. إعداد الخطط والبرامج الفنية لتقديم خدمات التخليص الجمركي الى زبائنها بالفعالية المطلوبة.
3. الالتزام بالقواعد التنظيمية والرقابية للجهات المختصة.
4. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الإدارات المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها.
5. تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل القسم.
6. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم التخزين والمناطق الحرة

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. إعداد الخطط والبرامج الفنية لتقديم خدمة التخزين الى الزبائن بالفعالية المطلوبة.
3. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الإدارات المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
4. تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل القسم.
5. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم تتبع وترحيل الحاويات

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. إعداد الخطط والبرامج الفنية لتقديم خدمة تتبع الحاويات وترحيلها الى الزبائن بالفعالية المطلوبة.
3. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الإدارات المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
4. تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل القسم.
5. إعداد التقارير الدورية والطارئة

الادارة المالية

1. تبنى وتحديث وصيانة السياسات والاجراءات المالية والمحاسبية السليمة والفعالة لضمان سلامة وكفاية التقارير المالية 
2. الاشراف على ادارة الموارد المالية  للوفاء  باستحقاقات العاملين وكل المتعاملين مع الشركة من موردين ومقاولين وخلافه .
3. الاشراف على إعداد التقارير الدورية المقدمة لمختلف الجهات ( الادارة العليا –  مجلس الادارة –  البنوك –  الخ )
4. تأسيس نظم فعالة لضبط ومراقبة الشؤون المالية و الاجراءات المحاسبية بالشركة وحفظ البيانات والمعلومات و الوثائق المتعلقة بها بصورة سليمة ووفقاً لقوانين ولوائح الشركة المعتمدة .
5. تحديد  احتياجات الشركة من مواد التشغيل وتسيير العمل اليومى بالتنسيق مع  الأقسام و الجهات المستخدمة لها 
6. الإشراف على توفير امدادات الشركة من مواد التشغيل وتسيير العمل باتباع طرق علمية واقتصادية  للشراء والتخزين
7. تحديد المعايير المساعدة لتصميم نظام للشراء بالكميات الاقتصادية
8. اصدار التوجيهات والارشادات والضوابط المتعلقة بتنفيذ الاجراءات  المالية والمحاسبية ومتابعة التقيد بها
9. اعداد الموازنات السنوية للشركة بالتنسق مع كل الإدارات ورفعها للتصديق ومتابعة تنفيذها
10.  تنفيذ السياسات الضوابط المعتمدة للاجراءات المالية والمحاسبية لضمان و سلامة تنفيذ المعاملات المالية للشركة والالتزام بالقوانين واللوائح المالية و حفظ حسابات الشركة بصورة سليمة .
11.  الاشراف على السجلات المالية والمحاسبية واجراء عمليات مطابقة وتسوية قيوداتها وتحديث بياناتها وحفظ ملفاتها
12.  متابعة استفسارات واستعلامات الإدارات المختلفة للوقوف على مخصصاتهم المالية بالميزانيات المصدقة ومدهم بتقارير دورية لا غراض المتابعة
13.  الاشراف على ادارة المخزون بمخازن الشركة المختلفة وفق المعايير المتبعة.
14.  الاشراف على تخزين المواد ومراقبة العهدة ومستوى التخزين وتقليل تكلفة المخزونات
15.  تأسيس نظم فعالة لضبط ومراقبة المخزون بصورة سليمة ووفقاً لقوانين ولوائح الشركة المعتمدة.
16.  تحديد احتياجات الشركة من مخزون مواد التشغيل وتسيير العمل اليومى بالتنسيق مع الأقسام والجهات المستخدمة لها 
17.  اعداد الموازنات السنوية للمخزون بالشركة بالتنسق مع كل الإدارات ورفعها للتصديق ومتابعة تنفيذها
18.    وضع النظم والضوابط التي تؤمن حسن استخدام أصول الشركة وتأمينها من السرقة والتلف
19.   إعداد التقارير الدورية والطارئة

قسم المالية

1. ادارة الموارد المالية  للوفاء  باستحقاقات العاملين وكل المتعاملين مع الشركة من موردين ومقاولين وخلافه .
2. إعداد التقارير الدورية المقدمة لمختلف الجهات ( الادارة العليا –  مجلس الادارة –  البنوك –  الخ )
3. تأسيس نظم فعالة لضبط ومراقبة الشؤون المالية و الاجراءات المحاسبية بالشركة وحفظ البيانات والمعلومات و الوثائق المتعلقة بها بصورة سليمة ووفقاً لقوانين ولوائح الشركة المعتمدة
4. والالتزام بالقوانين واللوائح المالية.
5. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

قسم الحسابات

1. إعداد الخطط والبرامج الفنية للحسابات.
2. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الأقسام المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
3. الالتزام بالقوانين واللوائح المالية و حفظ حسابات الشركة بصورة سليمة
4. حفظ السجلات المالية والمحاسبية واجراء عمليات مطابقة وتسوية قيوداتها وتحديث بياناتها وحفظ ملفاتها.
5. إعداد التقارير الدورية والطارئة

قسم الامداد والمخازن

1. إعداد الخطط والبرامج الفنية للإمداد والمخازن.
2. إعداد الموازنة السنوية للقسم بالتنسيق مع بقية الأقسام بالإدارة.
3. تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل القسم
4. توفير امدادات الشركة من مواد التشغيل وتسيير العمل باتباع طرق علمية واقتصادية  للشراء والتخزين.
5. تصميم نظام للشراء بالكميات الاقتصادية.
6. ادارة المخزون بمخازن الشركة المختلفة وفق المعايير المتبعة.
7. تخزين المواد والانتاج ومراقبة العهدة ومستوى التخزين  وتقليل تكلفة المخزونات
8. تأسيس نظم فعالة لضبط ومراقبة المخزون بصورة سليمة ووفقاً لقوانين ولوائح الشركة المعتمدة
9. تحديد  احتياجات الشركة من مخزون مواد التشغيل وتسيير العمل اليومى بالتنسيق مع  الأقسام و الجهات المستخدمة لها.
10. إعداد التقارير الدورية والطارئة.

إدارة الموارد البشرية والخدمات

1. وضع الأهداف التشغيلية بما يحقق رؤية الشركة.
2. الإشراف على إعداد الخطط والبرامج الفنية لتأهيل وتطوير الموارد البشرية وأنسياب الخدمات الإدارية المقدمة لأقسام الشركة وتشغيل وصيانة نظام العلومات بالشركة.
3. إعداد الموازنات السنوية بالتنسيق والتشاور مع الإدارات المختصة وتنفيذها بعد اعتمادها
4. الاشراف على تنفيذ موجهات العمل والنظم والإجراءات التنفيذية داخل القسم.
5. الاشراف على تحديد احتياجات الشركة من الموارد البشرية والعمل على توفيرها لتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة الإنتاجية ومتابعة تقييم أدائهم .
6. رسم السياسات العامة للموارد البشرية  و الخدمات  بما يحفط ممتلكات الشركة  ومظهرها العام .
7. تنسيق وتنفيذ خطط وبرامج الشركة فى الاستخدام الامثل  للموارد البشرية والعمل على تطوير مهاراتها وقدراتها .
8. تأسيس نظام فعال للمعلومات لحفظ البيانات والمعلومات و الوثائق المتعلقة بخدمة العاملين بالشركة بصورة سليمة ووفقاً لقوانين ولوائح الشركة المعتمدة .
9. اصدار التوجيهات والارشادات والضوابط المتعلقة بتنفيذ الاجراءات الادارية والخدمية ومتابعة التقيد بها .
10.  الإشراف على تخطيط عمليات التنمية الوظيفية المتكاملة للعاملين بالشركة وفقا للمسارات الوظيفية المعتمدة.
11.  متابعة تنفيذ الموازنات السنوية للموارد البشرية
12.  التأكد من  تنفيذ القوانين واللوائح والسياسات والموجهات العامة المنظمة للموارد البشرية .
13.  ترتيب أوضاع العاملين بالشركة  ورصد حركتهم العملية والوظيفية وتوثيقها وحفظ وثائقها بالطرق العلمية الحديثة
14.  الإشراف على صيانة المبانى و الأجهزة ومعدات العمل والمتحركات  بالورش المختصة  وتوفير قطع غيار ألاجهزة والمعدات  الفنية بالنوعيات والكميات المطلوبة للصيانة .
15.  إعداد التقارير الدورية والطارئة

قسم شؤون الأفراد

1. تحديد احتياجات الشركة من الموارد البشرية والعمل على توفيرها لتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة الإنتاجية ومتابعة تقييم أدائهم .
2. تخطيط عمليات التنمية الوظيفية المتكاملة للعاملين بالشركة وفقا للمسارات الوظيفية المعتمدة
3. إجراء عمليات تقييم العاملين الدورية ووضع خطط التأهيل والتطوير بناءً عليها.
4. إجراء مسوحات رضا العاملين الدورية ووضع الخطط الضرورية لزيادة الرضاء إلى مستوى الأهداف الموضوعة.
5. تأمين حقوق العاملين من مرتبات وامتيازات ومخصصات وخلافه وفقا للأسس والمعايير المعتمدة
6. إدخال العاملين بالشركة تحت مظلة التامين الاجتماعي  وتسوية حقوقهم عند  انتهاء خدمتهم 
7. التأكد من  تنفيذ القوانين واللوائح والسياسات والموجهات العامة المنظمة للموارد البشرية
8. المحافظة على أمن وسلامة العاملين وفقاً لإجراءات العلاقات الصناعية والعناية الصحية
9. دراسة مشاكل العاملين ومعالجتها و إعداد التقارير والمذكرات حولها لإزالة مسبباتها
10. إعداد التقارير الدورية والطارئة

قسم التدريب

1. اعداد خطط التدريب و تصميم البرامج والدورات التدريبية لتطوير المهارات فى كافة المجالات  و الفنية والادارية والمالية .
2. اعداد الموازنات السنوية لتنفيذ البرامج لتدريبية حسب الخطط المجازة للعاملين ومتابعة تنفيذها
3. اعداد سجل وافى عن التدريب والتاهيل بالشركة  وتحليل وتقييم الدورات ومدى الاستفادة منها ورفع تقارير عنها
4. إعداد التقارير الدورية والطارئة

قسم تقنية المعلومات

1. تشغيل وصيانة شبكة المعلومات بكفاءة وفعالية.
2. إدارة البرمجيات وتحديثها باستمرار.
3. إدارة عمليات تأمين شبكة المعلومات ودرء عمليات القرصنة ومخاطر انقطاع خدمة الشبكة.
4. إدارة موقع الشبكة الإلكتروني وبريدها الإلكتروني.
5. إدارة عمليات الخدمات الإلكترونية التي تقدمها الشركة.
6. إعداد التقارير الدورية والطارئة

قسم الخدمات

1. صيانة المبانى و الأجهزة ومعدات العمل والمتحركات  بالورش المختصة  وتوفير قطع غيار ألاجهزة والمعدات  الفنية بالنوعيات والكميات المطلوبة للصيانة .
2. تحديد و توفير احتياجات العمل بأقسام الشركة من مبانى وأثاثات وأدوات مكتبية.
3. الاشراف على خدمات وسائل الاتصال ( بريد- فاكس – تلفونات )
4. تنفيذ ايجارات المبانى مع الدقة فى اختيار المواقع الاستراتيجية ومتابعة وتنفيذ الاتفاقات والعقود و سداد المطالبات المالية المتعلقة بها .
5. متابعة خدمات وسداد فوتير الكهرباء والمياه وأى خدمات تقدم للشركة من الجهات الخارجية .
6. إعداد التقارير الدورية والطارئة.